Hiện nay, hình thức cho thuê tài sản đang diễn ra ngày càng phổ biến, đặc biệt là cho thuê nhà kho xưởng. Trong hợp đồng cho thuê, quy định về việc trả lại nhà kho xưởng theo hiện trạng ban đầu thường được đề cập đến, nhưng thiếu mô tả chính xác dẫn đến các tranh chấp khi chấm dứt hợp đồng. Trong bài viết này, Tư vấn lập vi bằng luật Ngọc Phú sẽ chia sẻ cho bạn cách thức lập vi bằng hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng nhằm hạn chế những tranh chấp có thể xảy ra.
I. Có lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản được không?
Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp không được lập vi bằng, cụ thể như sau:
- Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng.
- Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trái đạo đức xã hội.
- Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Theo quy định trên, việc ghi nhận hiện trạng tài sản cho thuê kho xưởng không thuộc các trường hợp cấm của luật nên được phép lập vi bằng. Tuy nhiên, căn cứ vào khoản 4 Điều 4 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Thừa phát lại nhận lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng không được có bất cứ quyền và lợi ích liên quan cũng như không được lập vi bằng cho người thân thích của mình như vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, cha mẹ đẻ, cô, dì, chú, bác,… Quy định này đưa ra, nhằm hạn chế sự không khách quan khi lập vi bằng của Thừa phát lại và bảo đảm quyền, lợi ích cho chủ thể yêu cầu lập vi bằng.
II. Tại sao cần lập vi bằng khi cho thuê nhà xưởng?
Theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng là một loại tài liệu bằng văn bản nhưng có thể sẽ có các tài liệu chứng minh kèm theo và những tài liệu chứng minh đó có thể là hình ảnh, video, âm thanh,… Vi bằng do Thừa phát lập theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức, cơ quan nào đó với mục đích sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện lập vi bằng do chính Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách quan. Trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự, Toà án thường sử dụng vi bằng như một nguồn chứng cứ.
Trong quá trình cho thuê nhà kho xưởng, bên cho thuê thường mong muốn bên thuê cam kết trả lại tài sản giống tình trạng ban đầu hoặc nếu có khấu hao khi sử dụng thì cần có thỏa thuận thanh toán thêm cho phù hợp. Tuy nhiên, nội dung hợp đồng cho thuê thường chỉ thỏa các vấn đề liên quan đến đối tượng hợp đồng, giá cả, thời điểm bàn giao nhà thuê, thời điểm trả tiền thuê, quyền và nghĩa vụ các bên… Còn hiện trạng ban đầu của nhà kho xưởng thì không được miêu tả tỉ mỉ, chi tiết; gây khó khăn trong việc xác định như thế nào là hiện trạng ban đầu, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của bên cho thuê.
Vì vậy, các bên nên yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng để tạo lập chứng cứ hợp pháp. Vi bằng này sẽ ghi nhận hiện trạng nhà kho xưởng được cho thuê bao gồm diện tích, kết cấu, tình trạng nhà, tường, nền… danh mục những tài sản đính kèm và tình trạng sử dụng. Kèm theo vi bằng là hình ảnh nhà kho xưởng cho thuê, đoạn phim ghi hình quá trình lập vi bằng để có cơ sở xác định hiện trạng ban đầu cũng như giải quyết các tranh chấp xảy ra sau này. Bên cạnh đó, việc lập vi bằng hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng giúp nâng cao trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện theo đúng thỏa thuận của hợp đồng.
III. Vi bằng hiện trạng khi cho thuê nhà xưởng nên được lập vào lúc nào?
Các bên nên lập vi bằng hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng trước khi bàn giao tài sản và ký kết hợp đồng để đảm bảo hiện trạng của tài sản cũng như bảo vệ quyền, lợi ích của các bên.
Trong quá trình lập vi bằng, các bên cần tiến hành kiểm tra và ghi chép chi tiết cẩn thận các vấn đề liên quan đến nhà kho xưởng như cấu trúc, trang thiết bị, tình trạng tài sản,… Đặc biệt, nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, các bên cần phản ánh để có thể điều chỉnh và khắc phục ngay lập tức. Quá trình này giúp các bên hiểu rõ hơn và đồng thuận về hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng, đồng thời cung cấp cơ sở chắc chắn để giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.
IV. Vi bằng hiện trạng khi cho thuê nhà xưởng ghi nhận những nội dung chủ yếu nào?
Để vi bằng hiện trạng cho thuê nhà xưởng có đầy đủ tính hợp pháp và thuận lợi tiến hành thì vi bằng cần ghi nhận một số nội dung chủ yếu quy định tại Khoản 1 Điều 40 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Tên, địa chỉ Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng.
- Địa điểm, thời gian lập vi bằng.
- Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng.
- Họ, tên người tham gia khác (nếu có).
- Nội dung yêu cầu lập vi bằng hiện trạng tài sản khi cho thuê nhà xưởng như:
- Diện tích và kết cấu cho thuê: Diện tích bao nhiêu? Có bao nhiêu cửa ra vào? Bao nhiêu cửa sổ? Gồm có mấy tầng?… Xác định rõ các vấn đề này tránh trường hợp khi chấm dứt hợp đồng, bên thuê cải tạo quá nhiều mà không thể khôi phục lại hiện trạng ban đầu.
- Trang thiết bị: Hệ thống phòng cháy chữa cháy; hệ thống điện; nguồn nước; hệ thống chiếu sáng;…
- Tài sản khác: bàn ghế, máy móc, kệ chứa đồ,… Lập danh sách và liệt kê cụ thể bao gồm màu sắc, kích thước, tình trạng,…
- Đính kèm hình ảnh, video,… để dễ dàng so sánh, đối chiếu trong trường chấm dứt hợp đồng hoặc xảy ra tranh chấp.
- Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng.
- Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).
V. Tư vấn lập vi bằng hiện trạng khi cho thuê nhà xưởng tại Tư vấn lập vi bằng luật Ngọc Phú
Tư vấn lập vi bằng luật Ngọc Phú cung cấp dịch vụ tư vấn lập vi bằng hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng, với đội ngũ Thừa phát lại có nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết vi bằng được lập chính xác, minh bạch và có đầy đủ tính hợp pháp.
Quá trình lập vi bằng hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng hoàn toàn tuân thủ các quy định của pháp luật, cụ thể như sau:
- Yêu cầu các bên cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.
- Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Những trường hợp nào được phép lập vi bằng, trường hợp nào không được phép lập vi bằng. Người yêu cầu lập vi bằng phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.
- Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.
- Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi để lập vi bằng hiện trạng tài sản cho thuê nhà kho xưởng, hãy liên hệ với Tư vấn lập vi bằng luật Ngọc Phú, chúng tôi rất sẵn sàng đồng hành cùng bạn giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.
Tư vấn lập vi bằng luật Ngọc Phú
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
